Que l'on parle de petites, moyennes ou grandes entreprises, les contrats sont toujours les piliers incontournables de leur efficacité et de leur pérennité. Ces contrats peuvent être au nombre de quelques centaines ou de dizaines de milliers selon la taille de l’entreprise. Dans tous les cas, ils représentent le cadre de l’activité et impactent par conséquent directement le chiffre d’affaires. C’est la raison pour laquelle il est important d’acquérir un logiciel de gestion des contrats. Grâce à cet outil indispensable, vous serez en mesure d’améliorer le suivi des contrats, de veiller au respect des dispositions contractuelles et vous prémunir de divers risques juridiques et opérationnels.
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Qu’est-ce qu'un logiciel de gestion des contrats ?
Un logiciel de gestion des contrats ou logiciel de Contract Management est un outil de gestion des contrats à destination des équipes juridiques, commerciales ou RH de votre entreprise. Il va permettre une efficace gestion du cycle de vie des différents contrats qu’il s’agisse d’un contrat de travail ou de contrats commerciaux.
Cette solution complète de gestion de tous types de contrats possède généralement les fonctionnalités suivantes :
- Rédaction du contrat
- Centralisation des termes du contrat
- Possibilité d’annoter les contrats
- Procédure de signature et d’approbation des contrats
- Stockages des éléments contractuels
- Audit de contrat
- Suivi des différents jalons du contrat
- Suivi de la vie du contrat via des indicateurs de performance
- Etc.
L’ensemble des éléments contenus dans un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est ainsi parfaitement adapté au suivi des documents évolutifs que sont les contrats. Ces fonctionnalités permettent ainsi de s’assurer de la bonne exécution du contrat et de l’atteinte des objectifs fixés. Si nécessaire, la solution de gestion des contrats sera aussi pertinente pour identifier les lacunes contractuelles qui pourraient être identifiées. Il sera alors plus simple de soumettre une demande de modification du contrat aux différents signataires via votre service juridique.
Pourquoi un logiciel de gestion des contrats est-il important ?
Pour améliorer les relations commerciales, il est indispensable d’utiliser un logiciel de gestion de contrats. En effet, dans le cas contraire, vous pouvez être amené à conserver des documents contractuels sous format papier et les stocker au sein de vos locaux. Cela n’est ni pertinent ni efficace. N’oubliez pas que les contrats composent le socle sur lequel repose votre entreprise. Pour cette raison, ils sont d’une importance stratégique capitale.
En premier lieu, la dématérialisation des contrats va vous permettre de gagner un temps précieux. De plus, vous n’aurez pas à utiliser du papier et encore moins à faire face aux frais d’impression qui peuvent représenter un coût réel. En effet, la quantité de papier et d’encre nécessaires à la conception, à la production et au suivi des contrats n’est pas négligeable. D’autant qu’il faut y ajouter la maintenance des imprimantes et l’occupation des salles utilisées pour l’archivage de ces documents. Ainsi, dématérialiser les contrats permet d’économiser du temps, de l’argent et réduire votre empreinte carbone.
Ensuite, un tel logiciel est essentiel pour une gestion des risques optimale. La centralisation des informations vous assure d’améliorer la conformité de vos contrats, de ne pas les endommager lors du stockage, mais aussi d'identifier de manière bien plus efficace les dates d’échéances fixées dans le cadre des engagements contractuels. Vous pouvez alors mieux respecter les délais et éviter toute pénalité de retard.
Enfin, l’outil de gestion des contrats vous permet d’accéder à une traçabilité optimale. Vous vous préservez des pertes et facilitez la recherche des documents importants. De plus, cette efficacité et cette agilité sont idéales pour fluidifier les échanges avec vos collaborateurs et vos partenaires commerciaux. Un climat de confiance s’instaure et favorise un renouvellement des contrats et un accroissement de votre chiffre d’affaires.
Quels sont les meilleurs logiciels de gestion des contrats ?
Pour garantir la bonne rédaction des contrats et une exécution optimale, il faut choisir les outils les plus remarquables. Voici notre sélection.
En premier lieu, vous pouvez opter pour Contractbook. Il s’agit d’une plateforme de gestion de contrats en ligne. Concrètement, ce logiciel SaaS vous permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de vos contrats en un seul endroit. Ainsi, la conception d’un contrat conforme est réalisée de manière rapide et vous pouvez ensuite le soumettre directement à vos partenaires pour qu’ils apposent leur signature numérique. Une fois complété, il est possible de le conserver dans un cloud sécurisé. Bien entendu, des fonctionnalités de suivi et d’analyse des contrats sont aussi présentes.
L’un des éléments essentiels et pourtant chronophage d’un contrat est la phase de signatures des différentes parties. Pour gagner du temps et en efficacité tout en affinant la sécurité des contrats, l’idéal est d'utiliser Signaturit. Cette solution en ligne vous propose de dématérialiser vos contrats et d’obtenir des signatures électroniques dans les plus brefs délais.
Les contrats nécessitent une attention juridique de chaque instant. Pour vous accompagner dans la conception, le suivi et l'exécution de ces documents, vous pouvez faire appel à Captain Contrat. Ce service juridique en ligne est destiné aux dirigeants de TPE ou PME. Vous pourrez alors vous assurer de la conformité de vos contrats et vous prémunir de tout risque juridique grâce à l’expertise apportée par des juristes.
Comment choisir un logiciel de gestion des contrats ?
Avant tout, comme toute adoption d’un nouveau logiciel SaaS, la première chose à faire est de définir les besoins exprimés par vos équipes internes et vos clients. Cet audit va vous permettre d’identifier clairement les fonctionnalités nécessaires pour offrir à vos interlocuteurs une expérience contractuelle fluide, agréable et performante.
Dans un second temps, il est important d’établir un budget pour ce logiciel ainsi que le retour sur investissement envisagé. Pour ce faire, vous pouvez par exemple établir la liste des ressources matérielles que vous utilisez actuellement pour créer et suivre les contrats de votre entreprise. De même, quel est le coût engendré par les litiges liés aux contrats ? C’est un point essentiel, car selon l’IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) une gestion négligente des contrats peut vous coûter jusqu’à 9% de votre chiffre d’affaires. Tous ces éléments doivent être pris en compte pour piloter efficacement l’acquisition d’un logiciel adapté.
Enfin, évaluez les différentes solutions du marché qui pourraient convenir à vos critères et initiez des phases de tests. Vous pourrez alors déterminer finement quel logiciel SaaS est adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise.
